仕事〜長い会議をいかに短くするか 上司が司会者の場合〜

こんにちは。

カナヘイです。

今回は、

会議があったのですが、

かなり長い会議になったので、

少しでも早く終われようにするにはどうすればいか

考えてみました。

会議は大事！だけど...

 仕事を円滑に効率的に進めるためには、

優先順位の整理や、必要な仕事の整理など、

方向性を修正することが大事かと思います。

そのために、

一定数の課員で、会議をすることは大事だと思います。

しかし、

その会議の時間が長くなってしまっては、

本末転倒だと感じました。

元々予定では1時間で終わる予定だった会議が

結局2時間かかってしまったことがあったので、

さすがに長かったなと思いました。

今回は、少しでも会議の時間を短くするために

どうすればいいか、

私なりの考えを書きます。

今回は上司が司会者の場合です。

1.聞かれたことだけを答える

上司が聞いたことだけを答えるようにすれば、会話の回数が減るので、

おのずと、会議の時間が短くなります。

上司「この問題ってどうなった？」

「できています。」

この会話でまずはOKです。

もし物足りないなと思うのでしたら、

一言、結果の報告をすればいいです。

ここで大切なのが、

一言でいうことです。

もし、その答えで納得できないなら、上司から聞いてくるので、

その場合は答えましょう。

勝手にこちらから答えれば答えるほど、

話が膨らんで収集がつかなくなるので、ここは

いろいろ伝えたいかもしれませんが、耐えて、

必要最低限の会話で済ますようにしましょう。

2.上司が聞きたいことがわかっているなら事前にメールを送っておく

会議を始める前にデータをまとめる時間があるなら、

開示が始まる前に、上司に結果を報告しましょう。

もし、会議で議論した場合、

「メールで送っています」

この一言で終了です。

もし納得されなくても、

「でしたら、またメールを送ります。」

と言えば、会議で話すことは最小限で済みます。

事前準備はとても大事です。

3.会議の締めるように誘導する

ある程度、議論が進み、終わりそうになっても、

ぐだぐだになって終わりにくくなるときがあると思います。

そのときは、

「今回は、私はこの部分をやっていけばいいですか？」

と言いましょう。

そうすれば、おのずと、

会議のまとめに進むはずなので、

会議を締めて、グダグダする時間をなくして、

終わることができると思います。

まとめ：会議の目的を忘れず、一貫性をもつ

仕事をするにしても、会議にするにしても、

やるからには、必ず、目的が必要です。

なので、なぜこの会議をするのか

参加する課員全員が理解しないと、

会議は円滑に進みません。

なので、

必ず、上司に任せるだけでなく、

個々人が目的を持つことで、

時間を無駄にせずに、会議を円滑に進めると思います。

是非、意識しましょう。

そして、

無駄な時間を過ごさず、

仕事を進めていきましょう！

それでは、

おやすみなさい。